Publication: Industria y Estrategia

Author: Conrado Morlan

Jamie Gelbtuch es Licenciada en Negocios e Idiomas por Georgetown University y tiene un postgrado en Administración de Negocios Globales (MBA) por Thunderbird School of Global Management.

La señorita Gelbtuch fundó Cultural Mixology con el propósito de diseñar, entrenar y proveer cursos transculturales y de idiomas para empresas, instituciones de educación media y superior así como ejecutivos a ser expatriados. La mayoría de sus proyectos tienen relación con países latinoamericanos y de habla francesa. Recibió el Certificat Pratique de Français Commercial et Economique por parte de la Cámara de Comercio e Industria de París y la credencial PMP del PMI.

En esta entrevista la señorita Gelbtuch nos relata su experiencia como Gestora de Proyectos en un ámbito de negocios fuera de lo común.

¿Cómo se propone un proyecto en un ámbito de negocios donde proyectos no son comunes?

Es verdad que proyectos – en el sentido tradicional como los conocemos – no son muy comunes en este ámbito, pero la realidad es que mis colegas y yo estamos gestionando proyectos sin darnos cuenta. Los clientes, organizaciones tanto como individuos, me definen sus necesidades relacionadas con cultura o lengua, y juntos establecemos el alcance del proyecto que les ayudará a lograr sus objetivos; posteriormente planifico, calculo el presupuesto y conformo el equipo de proyecto. En el ámbito intercultural, a veces es difícil de convencer a la gente que “no se da cuenta de lo que no sabe.” Para proponer un proyecto es imprescindible que los clientes reconozcan la falta de conocimiento en el campo personal o profesional. Frecuentemente, la definición del alcance se da como resultado de varias conversaciones, y como Gestora de Proyectos es importante saber como abordar los temas apropiados para entender las necesidades de los clientes y proponer un proyecto adecuado.

¿Podría describir uno de sus proyectos típicos?

¿Hay proyectos típicos? A través de mis proyectos, tengo la oportunidad de trabajar con gente muy diversa incluyendo altos ejecutivos, estudiantes internacionales e inmigrantes recién llegados a los Estados Unidos. Recientemente, mis proyectos han incluido la enseñanza de un programa intercultural para un equipo de ejecutivos franceses mudándose a los EEUU, el desarrollo de cursos de inglés para clientes de Suiza y México, y la gestión de un proyecto destinado a proveer alfabetización y educación cívica a inmigrantes latinos en un centro comunitario. En todos los proyectos hay una variable cultural que puede impactar la estrategia seleccionada y la certidumbre de los resultados. Es mi responsabilidad identificar las variables culturales a lo largo del proyecto y usarlas como ventajas en vez de barreras.

¿Qué dificultades enfrenta en sus proyectos? ¿Equipo de proyecto variable? ¿Duración del proyecto? ¿Factores culturales? ¿Proyectos remotos?

Claro, como en cualquier proyecto, la lista de dificultades podría ser muy larga y he enfrentado todas que mencionas. Normalmente, la duración del proyecto y los factores culturales son las que enfrento con más frecuencia. En el mundo actual, donde la información es ilimitada y la disponibilidad de la gente es muy limitada, me tengo que enfocar desde el principio en los objetivos de los clientes para asegurar el éxito y ejecutar el proyecto apropiadamente. Mis proyectos son enfocados al entrenamiento; es decir instruir a la gente acerca de lo que encontrará en un país anfitrión durante su asignación, el aprendizaje de un nuevo idioma o los pasos necesarios para ser exitoso en un ambiente multicultural. En cuanto a los factores culturales, aunque gran parte de mi trabajo consiste en explicar como manejarlos con efectividad, yo sigo siendo también una estudiante perenne y cada proyecto me ofrece la oportunidad de optimizar y perfeccionar mis estrategias culturales respecto al método de comunicación, la selección del equipo de trabajo y la presentación de la información.

¿Qué herramientas utiliza para gestionar sus proyectos?

Soy una Gestora de Proyecto poco complicada. Las herramientas que utilizo con más frecuencia son: mi computadora, teléfono celular, agenda, papel, y bolígrafos multi-colores. En mis estudios de Gestión de Proyectos he aprendido a usar programas como Microsoft Project y MindManager entre otros aunque no los utilizo frecuentemente. Creo que lo más importante es ser organizado y no importa si se hace con papel y bolígrafo o con el uso de la tecnología más avanzada. Siempre estoy abierta a ajustar los métodos y las herramientas al proyecto, según sea el necesario.

¿Qué métricas usas para considerar un proyecto exitoso?

Depende del proyecto. Uno de los desafíos en mi trabajo consiste en medir cambios en comportamientos y actitudes, que definitivamente no son inmediatos. Por ejemplo, para un proyecto de entrenamiento de dos días a un ejecutivo que se está mudando a un nuevo país, uso un formulario de evaluación donde se califica con escalas numéricas, si el proyecto cumplió con las expectativas y si yo he respondido a todas sus inquietudes. En el corto plazo, los resultados de los formularios de evaluación me indican el éxito logrado en el proyecto. Si los clientes consideran que el proyecto ha sido útil, se alcanzaron las metas a corto plazo porque aceptaron abiertamente la existencia de las diferencias culturales y la necesidad de modificar su comportamiento para vivir y trabajar con eficacia en un país anfitrión. Para confirmar que las metas a largo plazo se cumplieron y el proyecto fue exitoso utilizo la retroalimentación de individuos y organizaciones sobre sus experiencias y como las han manejado. La mejor medida de éxito es que los individuos u organizaciones me contratan nuevamente para nuevos proyectos, como ha sido el caso en varias ocasiones.

¿En qué plazo puede ver los resultados de sus proyectos?

Como acabamos de platicar, unos resultados son más “inmediatos” que otros por ejemplo en las clases de idiomas donde se puede ver de un día para otro la mejora en la confianza del estudiante al hablar y escribir. Siempre les digo a mis clientes que una vida no alcanza para aprender una cultura o una lengua extranjera que no es la propia. Yo, como Gestora de Proyectos, determino hitos realistas, los mido a lo largo del proyecto, y si se cumplen, el proyecto ha sido exitoso. Para los clientes, el proceso de aprendizaje de una cultura o lengua extranjera continuará aunque el proyecto haya concluido.

¿En su ámbito de trabajo son escasos los Gestores de Proyectos, que beneficios le trajo la certificación PMP?

Los beneficios son amplios. Sin duda, me beneficio el tener un punto de vista distinto al de mis colegas; tengo la habilidad de ver el proyecto como una serie de etapas precisas y hago uso de las herramientas que me ayudan a planificar y organizar mi trabajo de una manera integral. Además, la certificación me permite destacar entre mis colegas y en mi ámbito de trabajo porque no es muy conocida. En ocasiones la gente me pregunta “¿Qué significa PMP?” Al explicarles, la gente se queda impresionada de la existencia de la credencial; sirve para reforzar mi capacidad profesional y difundir los beneficios en el campo de gestión de proyectos.

¿Podría comentarnos alguna experiencia relevante en alguno de sus proyectos?

Durante la primera etapa de tres del proyecto destinado a proveer clases de alfabetización y educación cívica a inmigrantes latinos en un centro comunitario se enfrentó el desafío de cómo manejar la comunicación entre el centro comunitario y los usuarios finales. Una de las necesidades más importantes definidas al principio por el centro comunitario fue: reclutar participantes que se comprometieran a participar en el entrenamiento de 24 semanas. Previamente, el centro tuvo dificultades para determinar el nivel de compromiso de los participantes que habían dicho que podrían participar y que en realidad no cumplieron con el compromiso. En otras circunstancias, el reclutamiento se puede lograr con medios convencionales como materiales impresos y entrevistas personales. En este caso, los materiales impresos no eran una opción por el bajo nivel de alfabetización y las entrevistas no dieron el resultado esperado por diferencias culturales en estilos de comunicación (directa vs. indirecta) y barreras de lenguaje. Trabajando con el centro comunitario determinamos que un video sería el método de comunicación más efectiva. En el video se incluyeron fotos de exalumnos y una mujer describiendo el programa e invitando a la gente a pedir más información en la oficina de registro. El video parecía un comercial de televisión en el que la gente pudo identificarse y mostrar interés en el programa de entrenamiento. De esta manera, logramos reducir la barrera de lenguaje y se logró la motivación de la gente para solicitar más información al respecto. En los primeros dos meses que se utilizó el video, el centro comunitario consideró que la primera etapa del proyecto fue exitosa porque se atrajeron candidatos realmente interesados y con un alto nivel de compromiso hacia el entrenamiento.