Es muy común hoy en día para la mayoría de nosotros dividir nuestro tiempo y energía entre el mundo real y el mundo virtual. En nuestro mundo real, hay reuniones de trabajo, fiestas con familiares y amigos, deportes, ejercicio físico y los quehaceres cotidianos que complementan nuestras vidas. Luego está el mundo virtual con las conferencias telefónicas, los correos electrónicos, los mensajes de texto, la banca en línea, los redes sociales, y las compras que podemos hacer desde la comodidad de nuestra computadora las 24 horas del día los 7 días a la semana. La mayoría de nosotros nos hemos adaptado y adquirido las habilidades necesarias para ser eficientes en nuestros mundos virtuales, pero, ¿hemos tomado el tiempo para hacerlo en el contexto de la administración de proyectos y en la forma en que manejamos los equipos virtuales?

¿Qué es un equipo virtual?

De acuerdo con la definición tradicional del PMBOK, un equipo virtual es “un grupo de personas con un objetivo común quienes cumplirán sus funciones y en donde las reuniones de trabajo en persona serán pocas o inexistentes”. A pesar de que la imagen tradicional de un equipo virtual es aquella en la que todos los de los miembros están ubicados de manera permanente en diferentes zonas geográficas, un equipo virtual también puede incluir situaciones en las que los miembros del equipo están temporalmente ausentes debido a viajes de trabajo o trabajo de forma remota desde casa o alguna otra oficina. También hay situaciones en las que la mayoría de los miembros del equipo se encuentran en la misma localidad y sólo algunos están dispersos. En este momento, muchos de nosotros técnicamente podríamos estar trabajando en un equipo virtual sin ni siquiera darnos cuenta.

Oportunidades y desafíos

Los equipos virtuales y los equipos tradicionales comparten muchas de las mismas oportunidades y desafíos pero los primeros llevan un nivel de complejidad adicional. Desde el principio y con el fin de “acortar” la distancia, el equipo deberá de tener un enfoque más fuerte en los aspectos del proyecto a “alto nivel”.

La formación de equipos en un entorno tradicional de proyectos es el resultado, en gran medida, de compartir cara a cara experiencias e interacciones informales. En los equipos virtuales, esto no sucede a menudo, lo que puede traer como consecuencia falta de confianza entre los miembros del equipo así como limitaciones en la transferencia de conocimiento.

El líder de proyecto debe considerar la posibilidad de tener por lo menos una reunión en vivo al principio, y periódicamente, si el proyecto es a largo plazo. Cuando esto no sea posible, aprovechando las herramientas como las videoconferencias y las salas de chat, se abre la posibilidad a que los miembros del equipo se conozcan y “se lean” mejor unos a otros, para que la comunicación tenga una mejor oportunidad de éxito en todo el proyecto.

Durante la definición del cronograma, las tareas colaborativas para la definición de la duración de las actividades y la asignación de recursos se vuelven más difíciles para el director de proyecto en varios aspectos.

• En primer lugar, hay menos oportunidades de tener reuniones cara a cara, y en algunos circunstancias ninguna oportunidad.
• En segundo término, el gerente de proyecto debe de prestar la misma atención a la retroalimentación de todos los miembros del equipo durante esta fase, y no favorecer a la retroalimentación de los miembros del equipo que se encuentren más próximos a él geográficamente hablando.
• Por último, el líder de proyecto debe trabajar horas extras para asegurarse que todos los miembros del equipo estén alineados y tengan el mismo sentido de urgencia durante la creación del cronograma.

Comunicación

Incluso en su forma más básica, tiene el potencial de ser más complicada en entornos virtuales de trabajo. El gerente de proyecto deberá estar atento al idioma(s) (significado de las palabras, acentos, habilidades de escritura de lenguas extranjeras), la cultura (estilos preferidos de comunicación, las concepciones del tiempo, la jerarquía), las zonas horarias (riesgos asociados con respuestas demoradas, estándares para responder mensajes) y la forma en que la documentación y los mensajes serán almacenados en repositorios para asegurar disponibilidad de acceso para todos los miembros del equipo sin importar la hora o su ubicación geográfica.

La existencia de equipos virtuales no sería posible sin tecnología. Sin embargo, el gerente de proyecto debe estar consciente de la complejidad añadida por la dependencia tecnológica. Se deberá de contar con un plan de soporte técnico antes de comenzar el proyecto, y el plan tendrá que contemplar la forma de resolver cualquier problema que pudiera impactar el desarrollo del mismo.

Dentro de la comunicación las culturas tienen un punto de vista diferente sobre la tecnología y sobre todo en los temas de comunicación. El líder de proyecto deberá establecer las reglas sobre las formas de comunicación a ser usadas para cada una de las tareas, tiempos de repuesta aceptables para responder a consultas y solicitudes de información, e incluso crear un vocabulario común de trabajo para el equipo con el fin de minimizar el riesgo de problemas de comunicación y demoras con miembros del equipo que están en diferentes zonas horarias.

Conclusión

A pesar de la complejidad, los equipos virtuales brindan muchas ventajas, y es precisamente porque que se están convirtiendo en “la regla” mas que “la excepción a la regla.” Cuando formamos parte de un equipo virtual, en sentido figurado, “cruzamos fronteras” porque tenemos la oportunidad única de aumentar nuestra experiencia de trabajo al interactuar con diferentes culturas, de participar en el desarrollo de soluciones creativas en un ambiente donde se cuentan con diferentes puntos de vista, y de hacer uso de nuestra experiencia a lo largo de diferentes zonas geográficas y horarias. Imagínense hacer todo esto mientras convenientemente se permanece en un sólo lugar, reduciendo gastos de viaje e incrementando niveles de calidad de trabajo.

En conclusión, cuando se administra de manera adecuada, los equipos virtuales tienen un enorme potencial para aumentar eficiencia y acortar los cronogramas.